Tien gouden regels voor succesvol zakendoen in Duitsland

In mijn dagelijkse praktijk adviseer ik Nederlandse ondernemers die zaken doen in Duitsland. Ondernemers die hun producten naar Duitsland exporteren. En ondernemers die zelfs een Duitse dochteronderneming hebben of een GmbH op willen richten. De motivatie om zich op de Duitse markt te richten ligt (terecht) in het feit dat Duitsland de grootste afzetmarkt in Europa is. Duitsland ligt naast de deur en de culturele verschillen niet zo groot zijn. Maar hoe kan deze afzetmarkt het beste veroverd worden? Waar moet u vooraf bij stilstaan en welke concrete stappen moeten genomen worden? Om u op weg te helpen en deze fouten te voorkomen, geef ik u tien tips voor het succesvol zakendoen in Duitsland.

Zakendoen in Duitsland is een strategisch besluit

Internationalisering in het algemeen en dus ook de sprong over de grens naar de Duitse markt is voor een onderneming een strategisch besluit. Het plan om de activiteiten naar Duitsland uit te breiden moet in de “board room” uitgezet én uitgevoerd worden. Maar al te vaak worden de gevolgen van dit strategisch besluit onderschat. De te nemen stappen zijn te divers en de impact ervan is te groot om de uitvoering aan het management of aan een (Duitse) medewerker verkoop te delegeren. Wanneer het de bedoeling is dat de sprong over de grens met succes bekroond wordt, dan moet het project “Duitsland” door het dagelijks bestuur gedragen worden. Het moet, zoals de Duitsers dit zo leuk zeggen,  tot “Chefsache” verklaard worden.

Maak een weloverwogen geografische keuze

In hun (begrijpelijke) enthousiasme om de Duitse markt te veroveren, onderschatten Nederlandse ondernemers vaak de geografische afstanden binnen Duitsland. Een voorbeeld uit de praktijk: Een Nederlandse onderneming richt een dochter-GmbH met een zetel in Zuid-Duitsland op. Er wordt een handelsvertegenwoordiger in dienst genomen aan wie exclusiviteit voor heel Duitsland wordt toegekend. De afstand Amsterdam – München bedraagt ruim 800 kilometer. De reistijd met de auto is zo’n acht uur! München – Hamburg zijn eveneens 800 kilometer. München – Berlijn zo’n 600 kilometer. Door de enorme geografische afstanden en de daarmee verbonden reistijden, is het vaak onmogelijk om de gestelde doelen te behalen. Maak daarom een weloverwogen geografische keuze. Het is doorgaans zinvoller om het pal voor de deur gelegen Noordrijn-Westfalen (NRW) als “proeftuin” te gebruiken. Op enkele uitzonderingen na zijn in het economisch potente NRW bijna alle belangrijke branches vertegenwoordigd. Overigens lijkt de Noordrijn-Westfaalse mentaliteit ook nog het meest op de Nederlandse, zodat het doen van zaken er voor Nederlanders vaak eenvoudiger is.

Doe vooraf een degelijk marktonderzoek

Bij het aanboren van een buitenlandse markt – zoals de Duitse markt – is het belangrijk een goed inzicht in de eigenheden van de markt te krijgen. Voordat u de sprong over de grens waagt, moet er goed geanalyseerd zijn of er in Duitsland überhaupt een afzetmarkt voor de uw producten bestaat. Zijn er klanten die zich voor deze producten interesseren? Doorgaans loont het zo’n marktonderzoek vroegtijdig door een daarin gespecialiseerd bureau voor export en marketing uit te laten voeren. Zo kunnen dure investeringen als gevolg van een foutieve inschattingen van de eigen producten en een voor het eigen imago schadelijke aftocht uit Duitsland vermeden worden.

Inzicht in cultuurverschillen

Toegegeven, Duitsland is niet Azië. En toch bestaan er wezenlijke verschillen tussen de Duitse en Nederlandse zakencultuur. De geografische nabijheid van Duitsland en de aanwezige kennis van de Duitse taal verleiden Nederlandse ondernemers niet zelden tot de drogreden dat men met de Nederlandse manier van zakendoen ook in Duitsland ver komt. Maar niet alleen de etiketten in Duitsland (denk aan het “Siezen” en “Duzen”) verschillen van de Nederlandse omgangvormen. Ook de manier van optreden van Duitse zakenpartners tijdens onderhandelingen verschilt aanzienlijk. In mijn praktijk maak ik regelmatig onderhandelingen in het kader van overnames mee. De Duitse onderhandelingspartij komt vaak goed voorbereid met een vastomlijnd plan. Met duidelijk vastgestelde doelen. Het plan wordt tijdens de zitting doelgericht afgewerkt. Nederlanders zijn spontaner en flexibeler in onderhandelingen. Ze ervaren de Duitse rechtlijnigheid als afstandelijk of zelfs bot. Nederlanders gaan onderhandelingen in met het doel te “brainstormen”. Door de Duitsers wordt dit wederom opgevat wordt als “onvoorbereid” en dus ongeinteresseerd.

Het hebben van begrip en een zekere mate van “Fingerspitzengefühl” met betrekking tot het “anders zijn” van de Duitse zakenpartner kan bij onderhandelingen zeer bevorderlijk zijn.

De juiste benadering van de Duitse markt

De Duitse markt biedt Nederlandse bedrijven grote kansen. Maar hoe grijp je deze kansen het beste? Er bestaan drie alternatieve opties voor Nederlandse bedrijven om de Duitse markt op te gaan: (1) Export vanuit Nederland, (2) de oprichting van een (onzelfstandig) filiaal van de Nederlandse onderneming en (3) de oprichting van een GmbH. Maar welk alternatief is het beste? Het antwoord op deze vraag hangt uiteindelijk af van de specifieke situatie waarin uw bedrijf zich bevindt. Met andere woorden: Elk geval dient individueel beoordeeld te worden.

Ongeacht welke van de bovengenoemde opties u ook kiest: Zorg ervoor dat u het vertrouwen van de Duitse klant wint. Het vertrouwen van de Duitse klant is cruciaal voor succesvol zaken doen in Duitsland.

Kennis van de Duitse taal is een “must”

Volgens een bij fd.nl verschenen bericht schreeuwt het Nederlandse bedrijfsleven om een betere beheersing van de Duitse taal. Uit een enquête blijkt dat 87% van de ondernemers van mening is dat Nederlandse bedrijven “veel omzet” in Duitsland laten liggen als gevolg van taalproblemen, aldus fd.nl. Ik deel deze mening. Graag wil ik onderstrepen dat het Engels meestal geen alternatief is voor het zakendoen in Duitsland. Uit onderzoek is gebleken dat bijna eenderde van de Duitsers zich niet prettig voelt bij het spreken van de Engelse taal (zie English please… oder doch lieber nicht?). Daarom zijn Duitsers vaak niet bereid om in het Engels te communiceren. Een goede kennis van de Duitse taal is daarom een randvoorwaarde voor succesvol zakendoen in Duitsland.

Maak gebruik van de “juiste” algemene voorwaarden

Wanneer u zich met uw onderneming op de Duitse markt gaat richten, krijgt u als het goed is al snel de eerste orders of bestellingen vanuit Duitsland. Uiterlijk bij de orderbevestiging dient u uw potentiële klant of opdrachtgever dan de “juiste” algemene voorwaarden ter beschikking te stellen. Deze heten in het Duits “Allgemeine Geschäftsbedingungen” ofwel “AGB”. Lees meer over het thema Duitse algemene voorwaarden.

Voer een efficiënt creditmanagement en incassobeleid

Het aantal incassozaken kan gezien worden als een indicatie of uw onderneming over een functionerend creditmanagment beschikt. Ideaal is het natuurlijk wanneer uw onderneming helemaal geen incassozaken heeft. De dagelijkse praktijk schetst echter vaak een heel ander beeld. Het komt maar af en toe voor dat een onderneming van te voren nagaat of haar (Duitse) klant wel kredietwaardig is en zelden verzekeren ondernemingen hun kredietrisico. Dit leidt er toe dat ik zeer regelmatig te maken krijg met zaken, waarin cliënten zich gewoonweg te lang door een wanbetaler aan het lijntje hebben laten houden. Dit is onverstandig. Hoe langer er wordt gewacht met het nemen van maatregelen, hoe moeilijker het wordt om het bedrag te incasseren. Bovendien bestaan er ook bij het incasseren van vorderingen cultuurverschillen. Duitse klanten kijken er niet van op wanneer u uiterlijk na dertig dagen een herinnering stuurt en de zaak na uiterlijk 60 dagen aan een advocaat geeft ten einde het bedrag te laten incasseren. Dit is in Duitsland heel normaal. Wat het creditmanagement ten opzichte van uw Duitse klanten betreft, raad ik u aan deze vuistregel consequent toe te passen. Meer over incasso in Duitsland.

Let op, valkuil belastingen!

Ondernemingen met een zetel in Nederland zijn in principe in Nederland belastingplichtig. Inderdaad! Toch bestaan er heel wat uitzonderingen op deze regel. In de dagelijkse praktijk maak ik vaak mee dat cliënten enthousiast bezig zijn met het veroveren van de Duitse markt, maar dat ze niet vertrouwd zijn met de uitzonderingen op de regel. Dit kan tot onaangename verrassingen leiden.

Hier zijn enkele gangbare voorbeelden: direct na afloop van onderhandelingen worden er contracten ter plekke bij de Duitse klant ondertekend, de Duitse handelsagent heeft de bevoegdheid om namens de Nederlandse onderneming contracten af te sluiten, de Nederlandse onderneming huurt kantoorruimte in Duitsland, waar vervolgens onderhandelingen met de Duitse klanten plaats vinden, etcetera. Deze handelingen kunnen leiden tot een fiscale vaste inrichting en derhalve tot belastingplicht in Duitsland. Een onaangename verrassing, want de Duitse belastingtarieven zijn doorgaans hoger dan de Nederlandse. Gelukkig bestaat er zoiets als de Duits-Nederlandse overeenkomst ter voorkoming van dubbele belasting. U zult dus niet in Nederland én in Duitsland belastingen moeten betalen. Toch is dit vaak een vervelende situatie voor de Nederlandse onderneming, die (administratief) niet voorbereid was op het verkrijgen van een fiscale vaste inrichting in Duitsland. In een dergelijke situatie dient er namelijk aangetoond te worden welke omzet resp. winst in Duitsland is gemaakt. Ook leert de ervaring dat de Duitse belastingdienst dan niet klakkeloos de in Duitsland gedeclareerde kosten voor de fiscale vaste inrichting accepteert. Het is dus beter om van tevoren te toetsen welke fiscale implicaties uw stappen op de Duitse markt hebben.

Ken de regels van het Duitse recht!

“Hoe kan dit? Wij zijn toch één Europa!” Deze zin hoor ik vaak, wanneer ik mijn cliënten uitleg geef over enkele bijzonderheden van het Duitse recht, die bijvoorbeeld betrekking hebben op e-commerce in Duitsland, het oprichten van een GmbH, het detacheren en uitzenden van werknemers naar Duitsland en de export van elektrische apparatuur naar Duitsland. Het gaat daarbij onder andere om het Duitse consumentenrecht, de plichten van de Geschäftsführer van een GmbH, de meldingsplicht voor het uitzenden van bouwvakkers naar Duitsland en de vergunningsplicht voor de detachering van werknemers. Het niet voldoen aan bovengenoemde verplichtingen kan tot aanzienlijke boetes resp. hoofdelijke aansprakelijkheid van de Geschäftsführer leiden. Want ja, wij zijn één Europa. Het Duitse recht is doorspekt met Europese regelgeving. Maar toch. Er bestaan vaak 27 versies van een en dezelfde Europese regel. Europese richtlijnen worden immers door de lidstaten in het nationale recht omgezet met als gevolg dat die uiteindelijk allemaal net van elkaar verschillen. Het is dus zeker gemakkelijker om producten naar Duitsland te exporteren dan naar China te leveren. Voorwaarde is en blijft wel dat men de regels van het (Duitse) recht kent om onaangename verrassingen te voorkomen.

Heeft u vragen over zakendoen in Duitsland? Neem dan gerust contact op met onze Nederlandstalige advocaten.