Regels centraal UBO-register in Duitsland aangescherpt

Sinds 2017 bestaat er in Duitsland een centraal UBO-register. UBO is de afkorting van ‘ultimate beneficial owner’, ofwel de “uiteindelijk belanghebbende” van vennootschappen en andere juridische entiteiten. In Duitsland is het UBO-register ook wel bekend onder de naam “Transparenzregister”.

Registratieplicht

Volgens het “Geldwäschegesetz” (GwG) zijn rechtspersonen (met name AG’s en GmbH’s) en ingeschreven personenvennootschappen (met name GmbH & Co. KG’s) verplicht om bepaalde gegevens over de “uiteindelijke belanghebbenden” in het “Transparenzregister” openbaar te maken.
Uiteindelijk belanghebbende zijn alle natuurlijke personen die direct of indirect (in het geval van een meerlagige participatiestructuur) meer dan 25 % van het kapitaal of de stemrechten bezitten of op vergelijkbare wijze zeggenschap uitoefenen.
Conform het GwG is de bestuurder van de vennootschap er verantwoordelijk voor om de betreffende gegevens te achterhalen, bij het UBO-register te melden en voortdurend actueel te houden.

Sancties op niet-nakoming van de registratieplicht

Een opzettelijke of onzorgvuldige niet-nakoming van de registratieplicht bij het UBO-register wordt gezien als een overtreding door de bestuurder van de vennootschap. Op deze overtreding staat een geldboete.

Zonder UBO-registratie mag de notaris geen akte opmaken

Voor alle transacties waarvoor een notariële akte nodig is, is de notaris sinds 1 januari 2020 ook verplicht een uittreksel uit het “Transparenzregister” aan te vragen.
De verplichting om zich in het “Transparenzregister” te laten registreren – en dus ook de inzageplicht voor de notaris – geldt in eerste instantie alleen voor binnenlandse bedrijven. Buitenlandse bedrijven hoeven zich pas te registreren wanneer ze onroerend goed in Duitsland verwerven. Indien de bovengenoemde buitenlandse vennootschappen niet in het “Transparenzregister” van Duitsland of in een UBO-register van een andere EU-lidstaat zijn geregistreerd, is de notaris verplicht het opmaken van de notariële akte te weigeren.

Documentatieplicht

Bovendien zijn belanghebbenden in het geval van de bovengenoemde transacties verplicht om de notaris een sluitende documentatie verschaffen over de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de betrokken ondernemingen. Dit geldt ook voor de overdracht van aandelen in een vennootschap waarvan het vermogen direct of indirect binnenlands onroerend goed omvat.

Om vertragingen bij de notariële bekrachtiging van de bovengenoemde transacties te voorkomen, moeten deze kwesties dus tijdig worden voorbereid. Wij zijn u graag behulpzaam bij de registratie in het Duitse UBO-register.

Wilt u meer weten over het UBO-register in Duitsland? Neem dan contact op met de Nederlandstalige advocaten van Lutze Rechtsanwälte.