Hoe bureaucratisch is Duitsland eigenlijk?

Enkele dagen geleden werd ik door een journaliste geïnterviewd over het thema „Ondernemen in Duitsland“. Tijdens dat interview kwam de vraag aan de orde welke bureaucratische obstakels een Nederlandse ondernemer eigenlijk tegenkomt wanneer deze een GmbH in Duitsland opgericht.

Het handelsregister

In Duitsland wordt het handelsregister gevoerd door het Amtsgericht (vergl. kantongerecht) van het district alwaar de GmbH is gevestigd. In het kader van de aanmelding ter registratie in het handelsregister geeft de Geschäftsführer van de GmbH onder andere een verklaring onder ede af ten aanzien van de storting van het stamkapitaal. De aanmelding van de GmbH ter registratie in het handelsregister dient voor de Geschäftsführer van de GmbH persoonlijk ondertekend te worden en via de notaris bij het handelsregister te worden ingediend. Nota bene: De GmbH bestaat formeel pas wanneer de officiële registratie in het handelsregister een feit is! Vóór die tijd zou de GmbH daarom wanneer het enigszins kan geen rechtshandelingen uitvoeren (zie ook de checklist voor het oprichten van een Duitse GmbH).

Vergunningen

In Duitsland bestaan er talrijke vergunningen, waarmee rekening moet worden gehouden bij het oprichten van een Duitse GmbH. Ik wil er hier twee vergunningsregelingen uitlichten, die in mijn adviespraktijk bijzonder relevant zijn.

De “Handwerkskarte“

Wie een GmbH op wil richten moet zichzelf vooraf de vraag stellen of de bedrijfsomschrijving van de op te richten GmbH een ambacht betreft. Wanneer het bedrijf bijvoorbeeld electrotechnische werkzaamheden uitvoert, dient er allereerst een aanvraag ter registratie in het Duitse register van ambachten (Handwerksrolle) te worden aangevraagd. Op zich is hier een Duitse “Meisterbrief” voor nodig, dat wil zeggen een afgeronde Duitse opleiding tot “Meister” in het betreffende ambacht. Nederlandse ondernemers beschikken meestal niet over een dergelijke opleiding. Maar dit is geen reden tot ongerustheid: Met behulp van de zogenaamde EG-verklaring omtrent de vakbekwaamheid van de Nederlandse Kamer van Koophandel kunt ook u een aanvraag tot registratie in de Handwerksrolle indienen. Wanneer de registratie heeft plaatsgevonden, ontvangt de GmbH van de bevoegde instantie (Handwerkskammer) een bewijs van inschrijving, ook wel Handwerkskarte genoemd. Let op: Wie in Duitsland ambachtelijke werkzaamheden verricht zonder in het bezit te zijn van een dergelijke Handwerkskarte wordt gezien als “zwartwerker”, met alle gevolgen van dien.

Het aanvragen van een Duitse uitzendvergunning

De tweede vergunningsplicht waar ik in het kader van deze blog bij stil wil staan is de Duitse uitzendvergunning („Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis“). Wie in Duitsland werknemers aan derden wil uitlenen danwel detacheren heeft hiervoor een uitzendvergunning van de hiertoe bevoegde instantie nodig. Zonder deze vergunning is het uitlenen/detacheren van werknemers een overtreding waarop hoge boetes staan. Overigens wordt er van rechtswege in zulke gevallen een arbeidsovereenkomst tussen de inlener en de uitzendkracht gefingeerd!

Het aanvragen van een uitzendvergunning vergt een behoorlijke inspanning, omdat de aanvrager talrijke getuigschriften en schriftelijke verklaringen van andere instanties moet aanleveren. Dus maak je borst maar nat… Een troost: het is nog nooit voorgekomen dat de vergunning uiteindelijk aan een van mijn cliënten is geweigerd.

De aanmelding van een bedrijf bij de gemeente

Zodra de GmbH is opgericht moet deze door de Geschäftsführer onmiddelijk bij het gemeentelijke bedrijfsregister (Gewerberegister) worden aangemeld. Het Gewerberegister is niet te verwarren met het Handelsregister, dat in Duitsland wordt beheerd door het kantongerecht van het district alwaar de GmbH is gevestigd. Het Gewerberegister wordt daarentegen gevoerd door de betreffende gemeente. De inschrijving in het Gewerberegister heeft een belangrijk, zij het ook onaangenaam gevolg: De onderneming wordt aan de zakelijke heffing Gewerbesteuer onderworpen. Deze heffing vloeit via het belastingkantoor in de “beurs” van de gemeente. Het is nu dus wel duidelijk waarom de gemeenten erop toezien dat een nieuw opgerichte GmbH zo snel mogelijk bij het Gewerberegister wordt aangemeld.

De aanmelding van het bedrijf bij de Duitse belastingdienst

Last but not least moet de Geschäftsführer de GmbH ook bij de Duitse belastingdienst (Finanzamt) aanmelden. Bevoegd is het Finanzamt van het district waar de GmbH is gevestigd. Bij de aanmelding moet de Geschäftsführer een fiscaal registratieformulier invullen en een verklaring van de bedrijfsaanmelding voorleggen. Vervolgens verkrijgt de GmbH een belastingnummer en een Duits btw-nummer, dat overigens op alle rekeningen van de GmbH gedrukt dient te zijn.

Dit was het laatste deel van de reeks over wat er qua vergunningen en aanmeldingen geregeld moet worden bij de oprichting van een GmbH. Hoe bureaucratisch vindt u Duitsland nu eigenlijk? Graag hoor ik uw mening hierover.