Bouwen in Duitsland: Aanmelden van werknemers bij de Duitse douane en de bouwvoorheffingsregeling

Bij het uitvoeren van bouwopdrachten in Duitsland krijgen Nederlandse bedrijven te maken met het “Arbeitnehmer-Entsendegesetz” en de “bouwvoorheffingsregeling”, ook wel bekend als de 15%-regeling.

Werknemers aanmelden bij de Duitse douane

Buitenlandse (en dus ook Nederlandse!) bouwondernemingen, die bij de uitvoering van bouwopdrachten in Duitsland werknemers inzetten, zijn in het kader van het “Arbeitnehmer-Entsendegesetz” verplicht om de bouwplaats en de werknemers die daar werk uitvoeren vóór het begin van de bouwwerkzaamheden bij de Duitse douane aan te melden. Bovendien dienen vertalingen van de arbeidsovereenkomsten, loonstroken en urenstaten van de werknemers op de bouwplaats aanwezig te zijn. Ook dient het Nederlandse bouwbedrijf over een Duits adres te beschikken waar post van de Duitse douane bezorgd kan worden.

Let op bij het invullen van het aanmeldingsformulier

Bij het invullen van het aanmeldingsformulier kunnen fouten worden gemaakt. Een voorbeeld uit de praktijk. Volgens het “Arbeitnehmer-Entsendegesetz” moet onder meer de achternaam, de voornaam en de geboortedatum van de betreffende werknemer aangegeven worden. Een Nederlandse aannemer meldt zijn werknemer Jan Jansen vervolgens aan als J. Jansen, geboren op 01-01-1965 aan. Resultaat: een foutieve aanmelding. Voornamen dienen namelijk uitgeschreven te worden. De Nederlandse gewoonte om voornamen af te korten wordt door de Douane niet als excuus aanvaard. Een foutieve melding is een overtreding. De Duitse douane legt hiervoor behoorlijke boetes op.

De bouwvoorheffingsregeling in Duitsland. Wat houdt dit in?

Alle vergoedingen voor bouwwerkzaamheden, die in Duitsland voor een bedrijf of een publieke instelling worden verricht, vallen onder de bouwvoorheffingsregeling. De bouwvoorheffingsregeling houdt concreet in dat de opdrachtgever van bouwprestaties 15 procent van het factuurbedrag aan de Duitse fiscus (Finanzamt) moet afdragen, indien het uitvoerende bedrijf op het tijdstip van betaling geen geldige vrijstellingsverklaring (Freistellungsbescheinigung) van het Finanzamt kan tonen.

Wat zijn bouwwerkzaamheden volgens de bouwvoorheffingsregeling?

Maar welke werkzaamheden worden door de Duitse fiscus gezien als bouwprestaties? In algemene bewoording zijn bouwprestaties alle verrichtingen die betrekking hebben op het vervaardigen, repareren of onderhouden, veranderen of verwijderen van bouwwerken. Bouwprestaties omvatten dus zeer uiteenlopende werkzaamheden. Volgens de Duitse fiscus vallen hier onder meer het inbouwen van ramen en deuren, vloeren, liften, roltrappen, verwarmingsinstallaties, maar ook meubelstukken voor zover deze vast met het gebouw zijn verbonden. U kunt daarbij denken aan winkelinrichtingen, etalages, inrichting van horecabedrijven et cetera.

Vrijstellingsverklaring

Wanneer u als opdrachtnemer bouwwerkzamheden in Duitsland verricht heeft u een vrijstellingsverklaring van het Finanzamt nodig. Heeft u deze vrijstellingsverklaring niet, dan is uw opdrachtgever verplicht om een belastingpremie ter hoogte van 15 procent van de overeengekomen vergoeding plus omzetbelasting voor uw rekening af te dragen. Wij zijn u graag behulpzaam bij het aanvragen van een vrijstellingsverklaring in Duitsland.

Aansprakelijkheid

Wanneer de opdrachtgever de 15 procent van het factuurbedrag inhoudt, dan is hij verplicht om hiervan direct een melding bij de fiscus te doen en het bedrag aan het Finanzamt af te dragen. Houdt de opdrachtgever het bovengenoemde bedrag abusievelijk niet in, dan is de opdrachtgever aansprakelijk voor het niet, danwel te laag afgedragen bedrag. Opdrachtgevers die vertrouwt zijn met de Duitse regelgeving zullen er derhalve op letten dat hun opdrachtnemers over een geldige vrijstellingsverklaring beschikken. Om in aanmerking te komen voor een bouwopdracht in Duisland is het dus zaak voor de (toekomstige) opdrachtnemer om vroegtijdig – wellicht al in het kader van de contractonderhandelingen – een vrijstellingsverklaring aan de opdrachtgever te overleggen.

Restitutie

Voor het geval dat uw opdrachtgever 15 procent van het factuurbedrag in heeft gehouden op betaling van de factuur omdat er geen geldige vrijstellingsverklaring aanwezig was, dan kunt u als opdrachtnemer restitutie van het ingehouden bedrag bij het Finanzamt aanvragen. Voorwaarde voor restitutie is uiteraard, dat uw bedrijf geen belastingschulden in Duitsland heeft. De toetsing van deze vraag door het Finanzamt kan enige tijd duren. Wie zijn dus niet onnodig een aanslag op zijn liquiditeit wil doen, doet er goed aan tijdig een vrijstellingsverklaring te regelen en deze als kopie toe te voegen aan de rekeningen die u naar de opdrachtgever verstuurt.

Graag zijn wij u behulpzaam bij het aanmelden van uw werknemers bij de Duitse douane en bij het aanvragen van een vrijstellingsverklaring.

De volgende rechtsgebieden zijn voor dit thema relevant

Overige thema’s