Praten is goud, zwijgen is zilver – Hoe om te gaan met een bevestigingsschrijven van uw Duitse zakenpartner

„Sehr geehrter Herr Janssen,
 wir möchten uns noch einmal herzlich für das konstruktive Gespräch bedanken, das wir am 24.11.2014 in Köln geführt haben und in dessen Verlauf wir uns wie folgt geeinigt haben: …“

Wanneer u een dergelijke brief van uw Duitse zakenpartner krijgt, moet u op uw hoede zijn. Het betreft hier namelijk een zogenaamd „kaufmännisches Bestätigungsschreiben“, dat door Duitse bedrijven graag wordt verstuurd. Het bevestigingsschrijven volgt vaak op onderhandelingen tussen de contractpartijen.

kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Het bevestigingsschrijven legt de reeds – mondeling – tot stand gekomen overeenkomst met de andere partij schriftelijk neer. Daarom is het in principe slechts een bewijsstuk. Echter, de ontvanger die het bevestigingsschrijven zonder weerwoord accepteert, kan er later in beginsel geen beroep meer op doen dat de afspraken niet correct zijn neergelegd in het bevestigingsschrijven. Met andere woorden: Zwijgen op een bevestigingsschrijven betekent toestemming. Afspraken met een oorspronkelijk andere inhoud verkrijgen de inhoud van het bevestigingsschrijven. Dit voor de (zwijgende) ontvanger eventueel onaangenaam rechtsgevolg baseert op Duits gewoonterecht en dient ter bescherming van het handelsverkeer. Als u dus van mening bent dat de inhoud van het bevestigingsschrijven niet juist is, dan kunt u dit beter onmiddellijk aan uw Duitse zakenpartner meedelen.

Omgekeerd kunt u natuurlijk ook uw Duitse zakenpartner een bevestigingsschrijven toesturen. Bij de toetsing of de formulering van het bevestigingsschrijven ben ik u graag behulpzaam.